ペーパーレス
機能
使用していた紙媒体を電子化して、データとして保存・活用することです。文書保存方法の見直しをし、文書の電子化・電子データの共有化します。
導入の流れ
どの紙媒体を削減させるか決める
複数間でやり取りがある紙媒体をデータでのやり取りに変更するには話し合いが不可欠です。
不要な可能性のある書類を洗い出し、運用方法をどのように変更するか決定します。
福島商事では、社内で使用するお知らせや、資料を印刷せずに共有フォルダから確認することから始めました。
共有で利用できるネットワーク環境の構築
福島商事では共有フォルダを作成し営業や業務間でやり取りしています。
共有が必要な情報は共有フォルダに保存され、それぞれ確認したいときに見に行きます。
便利なデータ割り振りや、タイトルの自動変更には専用のソフトを入れることで実現できます。
導入後の感想
紙で出力していたＦＡＸや資料をデータで保存することで、コピー用紙の使用量が大幅に減りました。各自で資料を保管していたスペースは不要になり、一人当たりの作業スペースが増えました。
また以前は会社に戻らなければ確認できなかった資料を社外から確認できたり、誰かに借りなければ見ることができなかった資料も共有フォルダから確認できたり時間や場所にとらわれない働き方が可能になりました。
また以前は会社に戻らなければ確認できなかった資料を社外から確認できたり、誰かに借りなければ見ることができなかった資料も共有フォルダから確認できたり時間や場所にとらわれない働き方が可能になりました。