業務効率化

業務効率化は、業務環境改善や、労働人口減少への対策のために重要な取り組みです。

業務効率化とは、より小さな労力で成果を出すために、業務の中のムリ・ムダ・ムラを減らしていくことです。

社員が働ける時間には限りがあります。限られた時間で業績を上げるためには、働き方の「ムダ」を削減する業務効率化を進めていく必要があります。弊社が実践している業務効率化に繋がる取り組みをご紹介いたしますので、是非ご参考にしてください。

業務の中のムリ・ムダ・ムラ

業務の中のムリとは

能力以上の結果を求められ負担がかかってしまっている状況です。
人材だけでなく機械や道具にも当てはまります。
負担がかかった状態を放置していると、徐々に生産性が落ちる、もしくは一気に業務できない状態に陥る危険性もあります。

業務の中のムダとは

必要以上に生産すること、手空き時間、不要品に対する作業などです。
必要以上に生産することは、在庫を抱えることになり、在庫を置くスペースに対する費用や管理する時間、さらに後々業務時間に手が空いてしまうムダも発生させてしまいます。

業務の中のムラとは

ムリが掛かった部分とムダの両方が頻発し、業務の偏りが大きい状態です。

業務効率化を行うメリット

利益が増大

労働時間削減による人件費削減、在庫品スペースに対する経費の削減。
また新たに生まれた時間を使った新規事業の展開などにより利益が増大します。

社員満足度の向上

なかなか従業員が定着しない場合、業務プロセスに問題があることが多いです。
ムリ・ムダ・ムラが頻発している状況は従業員が不満を持ちやすい状態と言えます。
また無駄のない業務は目的意識が高まり仕事に対するモチベーションアップに繋がります。
業務効率化は従業員定着、人材確保に不可欠な取り組みです。

業務効率化の進め方

① 業務の棚卸し

業務改善を始める際、先ず業務の棚卸しを行います。
１日、週次、月次、随時などごとに業務内容と作業件数、時間から所要時間を明確にします。
業務内容が個々に全く違う場合、それぞれがどのように時間を使っているか見えません。

② 問題点の洗い出し

業務改善の4原則「ECRS」に従って、棚卸しした業務を見直ししてみましょう。
「ECRS」は排除（Eliminate）、結合（Combine）、交換（Rearrange）、簡素化（Simplify）の頭文字からきています。排除→結合→交換→簡素化の順に確認していくことで効率よく改善策を見つけることができます。

E排除
業務の中でまず不要な作業はないか確認します。
目的不明の作業がある場合、その作業は本当に必要のないのか、ミスを防ぐための確認作業なのかを吟味しながら決定していきます。

C結合
業務の種類が多いほど切替の手間や労力が掛かります。同じような業務をまとめることで、効率よく業務に取り組めます。

R交換
最も効率よく作業できる時間、場所、人かを見直しします。
作業の順番を変える、担当者を変える、作業場所を変えることで効率アップに繋げます。

S簡素化
業務プロセスをもっとシンプルにできるか見直しします。
複雑すぎる業務では人によって仕上がりに違いが出てしまったり、ミスが起こりやすくなったります。できる限り簡素化した業務で全員の精度を上げていく方が効率的です。

どこがムダに当たるのか、負担がかかっているのか客観的に見て改善する点を決めていきましょう。